الطماطم التي غيرت مفهوم تنظيم الوقت

بقلم مجد دريباتي - محرر جودة في بيت المحتوى

بدأ عام جديد، وبدأت معه المهام المتنوعة أكاديميةً كانت أم مهنية. ولعل أغلب ما يخطر على بالنا في نهاية كل يوم هو ما إذا كنا قد أنهينا المهمة التي وُكلت إلينا في العمل، أو ما إذا كنا قادرين على تسليم الواجب المطلوب في الجامعة على الموعد، أو كيف يمكننا أن ننظم وقتنا لتحقيق أكبر قدر ممكن من الإنتاجية خلال اليوم.

ندرك في بيت المحتوى، موظفين وإداريين، أهمية اتباع أسلوب يتيح لنا تنظيم وقتنا مع وجود العديد من العملاء الذي يثقون بعملنا وقدرتنا على تسليم المهام المستعجلة بأوقات قياسية، لذا كان لا بد من اتباع استراتيجية أقل ما يمكنني أن أقول عنها، بصفتي مترجم ومحرر جودة في الشركة، هو أنها كانت خيار معظم فريق العمل لإدارة وقتهم والالتزام بالمواعيد النهائية للمهام.

إن كنتم تبحثون عن طريقة لتعزيز كفاءة عملكم وجودة دراستكم وتحسين قدرتكم على تنظيم الوقت، اسمحوا لي بأن أخبركم في هذه المدونة عن تقنية بومودورو.

تقنية بومودورو طريقكم نحو النجاح

إن كنتم من هواة اللغة الإيطالية، فلعلكم تدركون بالفعل أن كلمة بومودورو تعني الطماطم؛ وهو الاسم الذي أطلقه الإيطالي فرانشيسكو سيريليو على تقنية تنظيم الوقت حين ابتكرها. ولكن قبل أن نبدأ بالتعرف على التقنية لا بد من التأكيد على أنها ليس حلاً سحرياً لمشاكل تنظيم الوقت، إذ تحتاجون طبعاً إلى الإرادة والإصرار والرغبة بالنجاح من أجل تحقيق أفضل النتائج. ويمكن للطلاب والمترجمين والمبرمجين والمصممين وغيرهم الكثير من اتباع طريقة بومودورو لإنجاز المهام بالوقت والمحدد، بل واختصار الوقت اللازم لإنجازها بمجرد التدرب عليها وإتقان جميع مبادئها والالتزام بها لفترة من الزمن.

طريقة تطبيق تقنية بومودورو

تنتشر شائعات عديدة حول كيفية استخدام هذه التقنية وصعوبة تطبيقها وعدم جدواها، ولكن كل ما يمكنني، وزملائي في بيت المحتوى، قوله لكم هو أن التجربة خير برهان. وسنتعرف معاً فيما يلي على طريقة تطبيق هذه التقنية لتنظيم الوقت وإنجاز المهام الدراسية والمهنية وغيرها من الواجبات التي قد نشعر بالملل أثناء القيام بها مما ينعكس على زمن تسليمها.

• تحديد المهمة المراد إنجازها: يمكن تخصيص 15 دقيقة في صباح كل يوم لتحديد المهام المطلوب إنجازها خلال اليوم وترتيبها وفقاً للأولوية وقرب موعد التسليم. ويجب أن تُقسم هذه المهام إلى أقسام يمكن إنجاز كل منها خلال مدة لا تتجاوز 25 دقيقة.

• وضع مؤقت 25 دقيقة: وهي الخطوة الأهم بالتأكيد، حيث يجب اغتنام هذه المدة الزمنية لإنجاز المهمة المحددة بعيداً عن مصادر الإلهاء.

• خمس دقائق استراحة: لا تقل الاستراحة أهميةً عن الوقت المخصص لإنجاز المهام، ويُعد أخذ خمس دقائق للاستراحة بعد كل 25 دقيقة عمل جزءاً أساسياً من تقنية بومودورو. ويمكن الاستفادة من هذه الاستراحة القصيرة في:

• تحضير مشروب لذيذ كالقهوة أو الشاي.

• ممارسة بعض التمارين الرياضية.

• ممارسة تمارين التنفس المفضلة للاسترخاء.

• تناول وجبة سريعة.

• إجراء مكالمة هاتفية مع أحد الأصدقاء.

أو أي نشاط ممتع آخر.

• تكرار العملية أربع مرات: بعد إتمام 4 مهام، وقضاء ساعتين كاملتين على طريقة بومودورو، يمكن أخذ استراحة أطول لمدة 20 إلى 30 دقيقة لتناول وجبة طعام أو تصفح الإنترنت أو غيرها من النشاطات المفضلة.

ويمكن تكرار هذه الخطوات وفق المخطط الذي تضعونه في بداية كل يوم، مما يساعدكم على إنجاز أكبر قدر من المهام في أقصر وقت ممكن.

لماذا 25 دقيقة بالتحديد؟

ليس مستغرباً طرح مثل هذا السؤال، فهي بالفعل مدة زمنية غريبة؛ فلم ليست 15 أو 30 دقيقة مثلاً؟ في الحقيقة، تُعد فترة 25 دقيقة مدةً زمنيةً مناسبةً للغاية، فهي وقت كاف لإنجاز العديد من المهام المطلوبة بدقة وشغف دون الشعور بالملل أو التعب أو فقدان التركيز على الهدف المطلوب من المهمة. وهذا ما يجعل تقنية بومودورو مثاليةً للمهام الروتينية المتكررة، والتي قد تصيبكم بالملل بسرعة كبيرة؛ مما يعني إنتاجية كبيرة خلال وقت قليل نسبياً.

ما هي فوائد طريقة بومودورو؟

يمكنني أن أتحدث عن هذه النقطة بثقة كبيرة، إذ لم أكن لأخبركم عن تقنية بومودورو لولا أنني لاحظت مدى اعتماد فريق بيت المحتوى عليها لإنجاز مهامهم واختصار الوقت اللازم لإتمامها، فضلاً عن تنظيم وقتهم واستثماره بأفضل طريقة ممكنة خلال ساعات العمل. وإليكم فيما يلي أهم فوائد هذه الطريقة:

• البساطة: لا تحتاجون عند اتباع هذه الطريقة سوى مؤقت بسيط، ويُفضل ألا يكون مؤقت الهاتف المحمول لتجنب الوقوع ضحيةً لإغراء الهاتف وإضاعة الوقت في استعماله خلال الوقت المخصص للمهمة.

• تجنب مصادر الإلهاء: حيث تتضمن هذه الطريقة تحويل الهاتف المحمول إلى وضع الطيران وتجنب الجلوس مع الأصدقاء وإبعاد أي وسيلة ترفيه أخرى عن متناول اليد خلال فترة المهمة.

• تحسين الإنتاجية: ويعود السبب في ذلك إلى جلساتها القصيرة نسبياً والتي لا تتجاوز 25 دقيقة، مما يجنبكم الملل الذي قد يصيبكم عند الدراسة أو العمل لساعات طويلة. وتنعكس هذه المرونة في الوقت على استمرار الرغبة بالإنجاز نتيجة عدم الشعور بالخمول او الملل أو التعب.

• التحفيز: عند تحديد مهمة ما، سيتحرك لديكم شعور التحدي والرغبة بكسر الوقت المطلوب لإنجازها؛ وبالتالي، ستسعون دوماً لإنجاز مزيد من المهام خلال هذه الـ 25 دقيقة. ومع إتقان هذه التقنية والاعتماد عليها باستمرار، ستدركون أنكم قد اختصرتم الوقت المعتاد لإنجاز المهام الروتينية وبدأتم بتحقيق مزيد من الأهداف خلال وقت قصير نسبياً.

• الاستراحة: على عكس العديد من طرق تنظيم الوقت الأخرى، تتيح تقنية بومودورو فترات استراحة منتظمة تسمح لكم بالعودة إلى المهمات بنشاط.

ليست للمترجمين فقط!

ربما كان الانتشار الكبير لهذه التقنية بين فريق بيت المحتوى السبب الرئيسي خلف هذه المدونة، إلا أنها بالتأكيد ليست حكراً على المترجمين. وتنتشر تقنية بومودورو بشكل كبير في مختلف الأوساط المهنية والأكاديمية والاجتماعية، ولا سيما بين طلاب المدارس والجامعات ومن يقضون أوقات طويلةً أمام شاشات الحواسيب أو بين أكوام الكتب والمستندات، نظراً للملل الكبير الذي قد يصيبهم؛ إلى جانب المصممين والمبرمجين والكاتبين والمهندسين المعماريين وغيرهم الكثير.